Ben jij er volledig van overtuigd dat je bedrijf zal profiteren van Office 365? Dan is het slim om na te gaan of je klaar bent om de overstap te maken. Bepaal het aan de hand van 5 essentiële punten. We zetten ze voor je op een rij!
1. Goede internetconnectiviteit
Omdat Office 365 een clouddienst is, is het essentieel dat je een goede internetverbinding hebt. Ga daarom na of je connectiviteit in orde is voordat je besluit om over te stappen. Zo voorkom je een situatie waarin je medewerkers de voordelen van Office 365 in mindere mate zien, omdat de verbinding voor problemen zorgt. Win advies in omtrent de benodigde capaciteit voor het aantal gebruikers en de apps binnen Office 365 die je wilt gaan gebruiken.
2. Nuttige procesveranderingen
Ben je een Microsoftgebruiker, dan zal de workflow van Office 365 je bekend voorkomen. Toch zijn enkele zaken anders – en dat kan de nodige impact hebben op je medewerkers en infrastructuur. Als je bijvoorbeeld een grote bijlage naar meerdere mensen binnen het kantoor stuurt, ontstaat er een piek in je bandbreedtegebruik. In tegenstelling tot een lokale mailserver, die ervoor zorgt dat de e-mail binnen de muren van het gebouw blijft, stuurt Office 365 je bijlage namelijk het web op. Pas daarna kan iedere gebruiker deze apart downloaden.
Dit los je op door je personeel te leren om voortaan geen bijlage, maar een link te versturen die naar het bestand op OneDrive of SharePoint verwijst. En zo zijn er meer kleine veranderingen die je kunt doorvoeren om de efficiëntie en productiviteit te verhogen, zodat je medewerkers nog meer vertrouwen krijgen in Office 365. Een minimale inspanning voor een maximaal resultaat!
3. Beter samenwerken middels training
Office 365 rust op een stevig fundament: samenwerking. De applicaties stellen informatie op simpele wijze beschikbaar aan gebruikers, ongeacht hun locatie. Maar dit wordt pas waardevol wanneer je personeel weet hoe het hiermee moet omgaan. Daarom is het belangrijk om je medewerkers te laten zien dat Office 365 samenwerkingen kan ondersteunen middels gedeelde documenten, online (video)vergaderingen en sociale communicatie. Organiseer dus eens een (online)training of workshop waarin je dit uitlegt. Het meest krachtige resultaat behaal je als je intern een ‘kampioen’ aanwijst die de kansen en mogelijkheden van Office 365 binnen je bedrijf uitlegt en promoot.
4. Passende beveiligingsconfiguratie
Over het algemeen is Office 365 een stuk veiliger dan de meeste kleine bedrijfsnetwerken. Desondanks is het cruciaal om jouw organisatiebehoeftes goed te doorgronden en op basis daarvan een beveiliging te configureren. Zorg er bijvoorbeeld voor dat niet al je medewerkers toegang hebben tot alle documenten; vertrouwelijke informatie is meestal alleen voor specifieke gebruikers bestemd. Dit is ook essentieel als je wilt voldoen aan de privacywetgeving. Denk van tevoren dus na over een toegangsbeleid. Realiseer je ook dat dit sterk aan verandering onderhevig is – met andere woorden, review en update het met regelmaat!
5. Compatibiliteit met huidige software
Momenteel gebruik je natuurlijk al een reeks applicaties. Welke hiervan zijn onmisbaar voor je bedrijf? Wil je een succesvolle, stress-vrije migratie realiseren, dan dien je een complete compatibiliteitsanalyse te maken van de volledige omgeving. Binnen je organisatie dient alles nog even soepel te verlopen na de overstap op Office 365; niet-ingecalculeerde vertragingen en onderbrekingen, die je medewerkers en klanten frustreren, moet je voorkomen. Neem tijdens je evaluatie dus alles onder de loep: van marketingtools tot maatwerkprogramma’s!
In de categorie ‘cloudoplossingen’ is Office 365 al enkele jaren de snelst groeiende oplossing ter wereld. Inmiddels zijn er miljoenen zakelijke gebruikers die niet meer zonder kunnen. Naar alle waarschijnlijkheid is Office 365 ook voor jouw bedrijf een uitstekende oplossing. Maar als je er het maximale uit wilt halen en graag aan risicobeperking doet, zijn een weldoordachte voorbereiding en een samenwerking met een ervaren partner onontbeerlijk.
